ecasebook

Privacy Policy

Heart Organization Co., Ltd. is deeply aware that the personal information of our customers is important for maintaining their privacy in implementing our WEB service business and convention business. When handling the personal information during the course of our business operations, we respect our customers and live up to meet expectations and trust of our customers towards our company by having all directors and employees comply with the laws of Japan as well as internal company regulations stipulated to safeguard the personal information, maintaining a secure environment within our company and striving to appropriately protect the personal information.

Acquisition, use and provision of personal information;

We shall identify the purpose of using personal information within the scope of our business operations and obtain, use, and provide such information in an ethical and proper manner to the extent necessary to achieve the purpose.


Compliance with laws, regulations and norms;

We comply with all laws, regulations, guidelines established by the government, other norms and social rules regarding the protection of personal information, and we strive to appropriately protect personal information.


Appropriate management of personal information;

We fully understand the dangers of unauthorized access, loss, destruction, alteration or inappropriate dissemination of personal information we deal with and implement reasonable safety measures, and when a problem has occurred, we take an appropriate corrective action. For appropriate procedures when managing personal information, we will establish separate regulations.


Responding to inquiries;

We properly respond to inquiries about personal information we deal with, such as disclosure, correction, suspension of use, complaints or consultation from the individual identified by the personal information.


Continuous improvement;

We establish management regulations and management systems regarding protection of personal information, thoroughly implement them with all directors and employees, periodically review them, and strive for the continual improvement.


Established on June 1, 2017
Sugawara Toshiko
President, Heart Organization, Co., Ltd.

<Contact regarding personal information protection>
Contact regarding personal information
Nobuo Taketani
Manager of Personal Information Protection

TEL +81-6-4862-4488

Personal Information our company deals with

Our company strives to safeguard personal information based on the "Personal Information Protection Policy". We hereby notify you as follows with respect to personal information we collect or retain for our business purposes.

(1) Name of the administrator managing personal information

Heart Organization Co., Ltd.

(2) Purposes for using personal information

The purposes for using personal information our company handles in our business operations are as follows;


① Personal information to be disclosed

Kinds of personal informationPurposes of use
Business partners' informationUsed for business administration, various contacts, billing, payment management, service/service improvement, advertisement/publicity/marketing
Employees' informationUsed for operations related to employee management (Operation, labor, and personnel management, salary operation, welfare operation, etc.)
Job seekers' informationUsed for operations related to recruitment (Providing information on recruitment, screening for hiring and contacting regarding recruiting operation.)
Retirees’ informationUsed for corresponding to retirees and responding from retires
Contact person’s informationUsed for inquires
Individual or his/her agent’s information (when being requested for disclosure and others)Used for responding to requests for disclosure and others

We will individually inform other purposes of use in writing.

② Personal Information to be non-disclosed

Kinds of personal informationPurposes of use
Personal Information acquired in entrusted businessUsed for contracts or communications related to the contracts, performing entrusted operations and aftercare operations, etc.
Information acquired from recruitment websitesUsed for decision or notification of success or failure in the recruitment application

③ Purposes based on attributes

Kinds of personal informationPurposes of use
Personal information of healthcare professionals and related medical companies who will use our servicesCreating a service account provided by our company,
Contacting healthcare professionals and related medical companies from us,
Used for authentication information, etc. when cooperating with other company's services, Organizing and managing academic meetings for universities and research institutions,
Collaboration between doctors for educating each other, etc,
Other purposes to be needed to provide our company’s services,
Purposes for future and next generation-medical education, and the dissemination and development of medical technology in addition to the medical education, or
For the system improvement of our company’s service, maintenance operations, planning and designing of new services by statistically compiling and analyzing the trends of use of our service by doctors,
For advertisement, publicity, and marketing accompanying new service provision,
For the payment management of professional advice and guidance,
Purposes that will be individually informed in writing.
Patient's personal information acquired through medical professionalsFor the system improvement of our company’s services and maintenance operation,
In the services provided by our company, used for doctors and medical professionals who organize and manage conferences, for doctor's case studies, education, learning, etc. in universities, research institutions, etc.,
For future and next generation-medical education, and for the necessary operations for the dissemination and development of medical technology in addition to medical education,
For the system improvement of our company’s service, maintenance operations, planning and designing of new services by statistically compiling and analyzing the trends of use of our service by doctors,
For creating a database that can efficiently implement education, dissemination and development of future medical technology,
Purposes that will be individually informed in writing.

(3) Contact of inquiry regarding personal information

If you have any complaints, consultation and inquiries regarding personal information including personal information to be disclosed, please contact “Contact for Complaints, Consultation and Inquiries” shown below.
The name of the organization and, offer destination of complaints resolved


(4) The name of authorized personal information protection organization, and offer destination of complaints resolved

None


(5) Procedure for requests for disclosure and others

Our company will quickly respond to requests for disclosure and others from the individual identified by personal information such as notification of purposes of use, disclosure, content revision, additions, and deletions, termination of use, deletions and stoppage of provision to a third party. We will promptly correspond within a reasonable period and measure after verifying the identity of the individual or his/her agent making the request.


(6) Method and Contact for requests for disclosure and others

For requests for disclosure and others regarding the personal information by the individual identified by the personal information, please see the Contact shown below.
If you contact us, we will send you a designated form, "Personal Information Disclosure Request" by postal mail or fax, e-mail, etc. Please fill out the form and send it back to us with the required documents by postal mail. (The postal fee shall be borne by the disclosure requester.)

We will correspond by document after verifying the identity of the individual (or his/her agent). We may be unable to respond to requests for disclosure and others by other methods.


Contact for Inquiry
Name of contactContact of inquiry regarding personal information
ContactManager of Personal Information Protection: Nobuo Taketani
Address: Shin-Osaka Central Tower, 4F, 5-5-15 Nishi Nakajima, Yodogawa-ku, Osaka-shi, Osaka-fu
TEL/FAX: +81-6-4862-4488 / +81-6-4862-4489

株式会社ハート・オーガナイゼーションは、WEBサービス事業、コンベンション事業を実施する上で、お客様の個人情報がプライバシーを構成する重要な情報であることを深く認識し、業務において個人情報を取り扱う場合には、個人情報に関する法令及び個人情報保護のために定めた社内規程を遵守し、また、組織体制を整備し、個人情報の適切な保護に努めることにより、お客様を尊重し、当社に対する期待と信頼に応えていきます。


個人情報の取得、利用、提供

私たちは、事業活動の範囲内で個人情報の利用目的を特定し、その目的達成のために必要な限度で公正かつ適正に個人情報の取得、利用及び提供を行います。また、取得した個人情報の目的外利用をしないよう処置を講じます。


法令・規範の遵守

私たちは、個人情報に関する法令、国が定める指針、その他の規範及び社会秩序を遵守し、個人情報の適切な保護に努めます。


個人情報の適切な管理

私たちは、私たちが取り扱う個人情報について、不正アクセス、紛失、破壊、改ざん、漏えいなどの危険を十分に認識し、合理的な安全対策を実施するとともに、問題が発生した場合は適切な是正措置を講じます。なお、個人情報の適切な取り扱いは、別途規程を整備することとします。


問い合わせへの対応

私たちは、私たちが取り扱う個人情報について、本人から開示、訂正、利用停止及び苦情相談等のお問い合わせがあった場合は適正に対応します。


継続的改善

私たちは、個人情報保護に関する管理規程及び管理体制を整備し、全社員で徹底して運用するとともに定期的な見直しを行い、継続的な改善に努めます。


2017年6月1日 制定

株式会社ハート・オーガナイゼーション
代表取締役 菅原 俊子

<個人情報保護に関する連絡先>
個人情報問合せ窓口
個人情報保護管理者 竹谷 信夫
TEL 06-4862-4488

当社が取扱う個人情報について

当社では「個人情報保護方針」に基づき個人情報の適切な保護に取り組んでいます。当社が事業の用に供するために取得し、または保有する個人情報について、以下の通りお知らせいたします。

(1)個人情報の取扱事業者の名称

株式会社ハート・オーガナイゼーション

(2)個人情報の利用目的

当社が事業活動において取扱う個人情報の利用目的は、次の通りといたします。


① 開示対象個人情

個人情報の種別利用目的
取引先情報業務管理、各種連絡、請求、支払い管理、役務/サービス向上、広告/宣伝/マーケティングのため
従業者情報従業者管理に係わる業務に利用するため(業務・労務・人事管理業務、給与関連業務、福利厚生業務など)
採用応募者情報採用に係わる業務に利用するため(採用に関する情報提供、採用可否判断、採用業務に関する連絡など)
退職者情報退職者との連絡、退職者からのお問合せへの対応に利用するため
お問合せ者情報お問合せに回答するため
本人および代理人の情報(開示等請求時)開示等の求めに回答するため

その他、個別に書面で明示したとおりの利用目的とします。

② 非開示個人情報

個人情報の種別利用目的
受託した業務により取得した個人情報契約及びそれに伴う連絡、受託業務の遂行、アフターケアなどに利用するため
求人サイトから取得した情報求人者に対する採用の可否を判断・通知するため

③ 属性に応じた目的

個人情報の種別利用目的
当社サービスを利用することとなる医療従事者および関連医療事業者の個人情報当社提供のサービスアカウント作成、当社から医療従事者および関連医療事業者への連絡、他社サービスと連携する際の認証情報等への利用、大学、研究機関、学会の主催・運営や医師同士の教育等の連携その他当社のサービスを提供するために必要な目的、将来及び次世代の医学教育、医学教育のほか医療技術の普及、発展のために資する目的、または医師の本サービス利用動向を統計的に集計し分析して当社サービスのシステム改善、メンテナンス業務、新サービスの企画・設計を行うため、新サービス提供に伴う広告・宣伝・マーケティングのため、専門的なアドバイスや指導に対する報酬支払い管理のため、そのほか個別に書面で明示する目的のため
医療従事者を通じて取得した患者様の個人情報当社サービスのシステムの改善、メンテナンス業務のため、また当社の提供するサービスにおいて、医師及び医療関係者が学会の主催・運営、大学、研究機関等での医師の症例研究、教育、学習等の目的、将来及び次世代の医学教育、医学教育のほか医療技術の普及、発展のために資する内容の行為のため、または医師の本サービス利用動向を統計的に集計し分析して当社サービスのシステム改善、メンテナンス業務、新サービスの企画・設計を行うため、将来の医療技術の教育、普及、発展を効率的に実施できるデータベース作成のため、そのほか個別に書面で明示する目的のため

(3)個人情報に関するお問合せ窓口

開示対象個人情報に関わるものを含め、個人情報の取扱についての苦情・相談、問合せは、下記の【問合せ窓口】までお申し出ください


(4)所属する認定個人情報保護団体の名称および苦情の解決の申し出先

なし


(5)開示等の手続について

当社では、開示対象個人情報に関して、ご本人の開示等(利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止)の請求に迅速に対応いたします。希望される場合には、お申し出いただいた方がご本人或いはその代理人であることを確認した上で、合理的な期間及び範囲で対応いたします。


(6)開示等の受付方法・窓口

開示対象個人情報に関する開示等のお申し出は、下記の受付窓口までご連絡ください。ご連絡いただきましたら、当社所定の「個人情報開示等請求書」を郵送または、FAX、メール等でお送り致しますので、記入の上、必要書類を同封し送付にてお申し込み下さい。(送付料は請求者のご負担となります。)ご本人(または代理人)であることを確認した上で、書面の交付により回答いたします。なお、この方法によらない開示等の求めには応じられない場合がありますのでご了承下さい。


【問合せ窓口】
窓口の名称個人情報問合せ窓口
連絡先個人情報保護管理者:竹谷 信夫
住所:大阪府大阪市淀川区西中島5丁目5番15号

新大阪セントラルタワー4階

電話/FAX:06-4862-4488/06-4862-4489